Social media en ambtenaren: hoe gaan we ermee om?

Sociale media openen een wereld aan mogelijkheden, maar ook een serie aan vragen. Wat kan je als ambtenaar zeggen, wat niet? Zijn er richtlijnen?

Die zijn er eigenlijk alleen informeel. Rijks en lokale overheid, maar ook het bedrijfsleven, komen nu niet veel verder dan algemene opmerkingen. Roepen de werknemers op om vooral verstandig en fatsoenlijk er mee om te gaan.

In België is de handschoen inmiddels opgepakt door OpenOverheid.nu. Zij roepen ambtenaren op om mee te werken aan 'sociale media guidelines'. Een eerste document staat online en iedereen kan daar op vrijelijk inhoudelijk op reageren. Een nuttig startpunt ook voor Nederlandse collega's.

Wat verstaan we onder andere onder deelname aan sociale media?

• Bloggen, twitteren
• Reageren op blogs en for
• Deelname aan communitysites als Facebook en LinkedIn 

Regels voor social media

Wees transparant. Eerlijkheid, of oneerlijkheid, wordt in de omgeving van sociale media snel opgemerkt. Maak jezelf bekend als ambtenaar en geef eventueel aan wat jouw functie is en waar je werkt, in het bijzonder bij conversaties met een link naar uw eigen werkdomein of naar de overheid. Maak ook duidelijk dat je uit eigen naam spreekt en niet namens de organisatie. Als je bepaalde belangen hebt bij het onderwerp, maak dan duidelijk welke belangen dat zijn.

Wees verantwoordelijk. Maak geen vertrouwelijke informatie bekend en respecteer geldende rechten, zoals het auteursrecht. Zorg dat je voldoende kennis van zaken heeft. Besef ook dat meningen die je op het internet geeft, niet zullen verdwijnen. Aarzelt je om iets te schrijven, wacht dan. Citeer altijd met bronvermelding. Consulteer als je twijfelt een collega of een leidinggevende.

Wees loyaal tegenover werkgever en collega's. Een open en kritische houding is verstandig, maar wees voorzichtig met directe kritiek op collega's en entiteiten.

Reageer gepast (of laat iemand anders reageren). Leest je (al dan niet terechte) negatieve kritiek op de overheid? Negeer dit dan niet maar verzeil niet in een oeverloze discussie. Probeer te helpen en zoek mee naar een oplossing.

Perceptie is realiteit. In online sociale netwerken vervagen de lijnen tussen het openbare en het particuliere, het persoonlijke en het professionele.

Het is een gesprek. Spreek met je lezers net zoals je met echte personen in professionele situaties zou spreken. Vermijd dus pedant of gekunsteld taalgebruik. Moedig opmerkingen aan.

Voegt je waarde toe? Er verschijnen al zo veel woorden. De beste manier om ervoor te zorgen dat jouw woorden worden gelezen, is dat te schrijven waaraan mensen waarde hechten. Sociale communicatie van de overheid moet burgers, samenwerkingspartners en collega's op de een of andere manier helpen.

Wees verstandig. Er is vaak slechts een miniem verschil tussen een gezonde discussie en een opruiende reactie. Neem geen denigrerende houding aan tegenover andere overheden, organisaties of bedrijven. Je hoeft ook niet op alle kritiek of hatelijke opmerkingen te reageren. Probeer wat je schrijft zo te formuleren dat je andere standpunten uitnodigt zonder anderen op stang te jagen.  Wees dus voorzichtig en bedachtzaam.

Hebt u een fout gemaakt? Missen is menselijk. Sociale media staan in hun kinderschoenen en wie heeft er nog nooit iets gezegd waarvan hij later spijt kreeg? Als je een fout maakt, geeft dit toe. Wees eerlijk en volledig en wees snel met de correctie.

Vergeet niet te werken. Deelname aan sociale media is waarschijnlijk niet uw volledige taakinhoud. Vergeet de rest van uw werk niet.

Lees de gebruiksvoorwaarden.  Je kunt je snel aanmelden bij allerlei sociale media en hiervoor moet je de gebruiksvoorwaarden aanvaarden.  Je doet er goed aan om deze voorwaarden grondig na te lezen en te respecteren.

Aanbevelingen. Je krijgt waarschijnlijk nogal wat vragen ivm het aanbevelen van een persoon (bvb. in LinkedIn) of bedrijf (bvb. in Facebook), maar overweeg als dit jou of jou organisatie niet in verlegenheid kan brengen.