Ambtelijk secretaris examencommissies

Ben jij het eerste aanspreekpunt voor studenten en docenten? Door een goede inhoudelijke voorbereiding heb je een cruciale taak bij een vlotte, zorgvuldige en correcte afwikkeling van verzoeken, beroepen en vragen die binnenkomen bij de Examencommissie.

Examencommissies zijn voor studenten een belangrijk kanaal bij vragen en klachten over tentamens, voor het verlenen van vrijstellingen en het goedkeuren van examenprogramma’s. De taken van de commissies zijn onder meer het toezicht houden op toetsbeleid en de borging van het eindniveau. Het ambtelijk secretariaat ondersteunt de examencommissies en verzorgt zowel de voorbereiding als de complete administratieve afhandeling van alle zaken.

Je werkzaamheden Voor studenten en docenten ben jij het eerste aanspreekpunt. Je werkt in beginsel voor één examencommissie, en springt elders bij als dat nodig is. Door een goede inhoudelijke voorbereiding heb je een cruciale taak bij een vlotte, zorgvuldige en correcte afwikkeling van verzoeken, beroepen en vragen die binnenkomen bij de Examencommissie. In de voorbereiding kwalificeer en categoriseer je de binnengekomen vragen, geef je een eerste reactie en bereid je de besluiten voor door deze te toetsen aan relevante landelijke wetgeving en HU-regelgeving zoals de Onderwijs- en Examenregeling. Je communiceert de genomen besluiten, archiveert de bijbehorende stukken en bewaakt de voortgang van het proces. Ook het up-to-date houden van de website hoort tot je takenpakket. Verder bereid je het concept jaarverslag en het jaarplan voor. In nauwe samenwerking met je collega’s zorg je er waar mogelijk voor dat de procedures op instituutsniveau eenduidig zijn ingericht.

Wat je hebt

• Je hebt minimaal een hbo- of wo bachelorsdiploma op juridisch vlak of werkervaring in een vergelijkbare rol.
• Ben je bovendien bekend met de relevante wet- en regelgeving en de Onderwijs- en Examenregeling (van de HU), dan heb je een streepje voor.
• Ervaring met het studievolgsysteem Osiris en/of met SharePoint is ook een pre.

Wie je bent

• Je kunt gestructureerd werken en schrijven en weet genomen besluiten helder toe te lichten aan studenten.
• Daarnaast ben je nauwgezet, kwaliteitsbewust en klantgericht.
• Als adviseur geef je (on)gevraagd advies op uiteenlopende onderwerpen binnen de examencommissie.
• Je kunt goed zelfstandig werken, maar hebt ook plezier in het contact met collega’s en studenten.
• Ook onder tijdsdruk blijf je rustig en bewaar je het overzicht.
• Tot slot zijn relativeringsvermogen en gevoel voor humor belangrijke ingrediënten om in de functie te slagen.

Over de werkplek Je werkt in het team Certificering 1 dat valt onder de dienst Onderwijs, Onderzoek en Studentzaken (OO&S). Jouw standplaats is Padualaan 97 in Utrecht (Science Park Utrecht). Dit is een dynamische omgeving, waarin samenwerking met de andere ambtelijk secretarissen en de examencommissies belangrijk is.

Wat wij je bieden

Behalve een uitdagende rol als Ambtelijk Secretaris Examencommissies is de HU een werkgever met prachtige ambities en goede voorwaarden:

• Wij bieden een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een vaste aanstelling (D3) met een omvang van 0,8 fte; 
• Het bruto maandsalaris bij een volledig dienstverband is minimaal €3.018,49 en maximaal €4.158,87 (schaal 9);
• Een tegemoetkoming in de eigen bijdrage van de zorgverzekering van € 300,00 bruto per jaar naar rato dienstverband;
• Daarboven ontvang je volgens de cao-hbo een vakantietoeslag van 8% en een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%;
• Wij hebben daarnaast uitstekende studie en ontwikkelingsmogelijkheden;
• Bij een fulltime dienstbetrekking bestaat de mogelijkheid tot wel 428 uur verlof per jaar;
• Verder is er flexibiliteit in werktijden en mogelijkheid tot hybride werken;
• Uiteraard een smartphone en een laptop;
• Een vrijwillige collectieve ziektekostenverzekering en leuke extra’s zoals fietsplan en kortingen bij andere verzekeringen, software en fitness.

Enthousiast?

Ben je enthousiast, maar ook nog wel nieuwsgierig naar de rol van Ambtelijk Secretaris Examencommissies? Neem dan zeker contact op met Eva Smink (Teamleider) via eva.smink@hu.nl . Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Eva van Haaren (Corporate Recruiter) via eva.vanhaaren@hu.nl.

Wil je direct solliciteren? Dat kan uitsluitend online via de sollicitatiebutton tot en met 29 maart.

Spreken we je snel? 

Wij geloven dat medewerkers het beste tot hun recht komen in een inclusieve werkomgeving waar respect, samenwerking en aandacht voor individuele kwaliteit en (talent)ontwikkelmogelijkheden voorop staan. Als inclusieve werkgever nodigen wij daarom nadrukkelijk alle doelgroepen op om te solliciteren. Een referentie, digitale check op diploma en identiteitsbewijs en de aanvraag van een VOG zijn onderdeel van de procedure.